Das elektronische Fahrtenbuch

Es gibt eine Menge von berufstätigen Menschen, die aufgrund ihrer Tätigkeit auf das Fahren eines Dienstwagens angewiesen sind. Egal ob es sich dabei um Angestellte oder Selbstständige handelt - ein Dienstwagen erleichtert für viele dieser Menschen die Arbeit. Dabei kommt früher oder später häufig die Frage auf, für welche Zwecke Dienstwagen genutzt werden dürfen, und für welche nicht. Nicht wenige Fahrer eines solchen Autos nutzen dieses nämlich auch für private Zwecke. Unabhängig davon, ob sie dies auch rechtlich dürfen. Tatsächlich sind Fahrten für nicht-berufliche Zwecke grundsätzlich erlaubt - allerdings werden auf diese privaten Fahrten nochmals extra Steuern erhoben, die gezahlt werden müssen. Unter anderem deswegen ist es bei der Nutzung eines Dienstwagens äußerst sinnvoll, ein sogenanntes "Fahrtenbuch" zu führen.

Das Führen eines klassischen Fahrtenbuches mit den entsprechenden Dokumenten etc. kann dabei jedoch schnell zur mühseligen Kleinstarbeit ausarten. Damit es nicht dazu kommt, ist es durchaus ratsam, die Touren des Dienstwagens in einem elektronischen Fahrtenbuch festzuhalten. Die immer weiter voranschreitende Digitalisierung vereinfacht gerade in puncto Bürokratie und Verwaltung schon sehr viele Abläufe. Und die Führung eines Fahrtenbesuches gehört ebenfalls zu diesen Punkten, die mithilfe der Digitalisierung vereinfacht werden können - in diesem Fall eben durch ein elektronisches Fahrtenbuch. Was ist damit im Detail auf sich hat, lässt sich in diesem Artikel in Erfahrung bringen.

Definition: Was ist ein (elektronisches) Fahrtenbuch?

Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um ein Dokument, oder eine Ansammlung von Dokumenten, auf denen sämtliche Fahrten eines Autos festgehalten werden. Dabei werden sämtliche Daten erfasst, die für diese Fahrten relevant sind. Also unter anderem die Anzahl der zurückgelegten Kilometer, sowie der Zweck der Fahrten. Und bei einem elektronischen Fahrtenbuch geschieht dies eben nicht über Dokumente, sondern mit der Hilfe von elektronischen Geräten und Apps. Dies ist eben bei der Führung eines Dienstwagens äußerst wichtig, um einzelne Fahrten auch als Privatfahrten behandeln und versteuern zu können. Und da unter anderem auch die zurückgelegten Kilometer und Anlässe der Fahrten ebenfalls mit erfasst werden, lassen sich die Fahrten auch direkt mit den passenden Beträgen versteuern.

Ohne Fahrtenbuch

Eine andere Möglichkeit, um private Fahrten mit dem Dienstwagen zu versteuern, ist die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Diese besagt, dass der Fahrer monatlich einen pauschalen Betrag an das Finanzamt zahlt, der sich auf ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos beläuft. Versteuert wird dieser Betrag als "geldwerter Vorteil". Meist sind die Fahrten für private Zwecke aber derart selten oder kurz, dass durch die 1-Prozent-Regelung am Ende meistens viel mehr Geld an das Finanzamt überwiesen wird, als nötig. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass sich das Führen eines Fahrtenbuches besonders dann lohnt, wenn eine geringe Privatnutzung zu erwarten ist, oder wenn es sich bei dem Dienstwagen um einen Gebrauchtwagen handelt. Aber auch, wenn der Dienstwagen einen hohen Bruttolistenpreis hat, lohnt sich ein Fahrtenbuch, anstatt auf die 1-Prozent-Regelung zu setzen. Nicht selten kommt es vor, dass teilweise bis zu vierstellige Steuerersparnisse erzielt werden, sobald das Fahrtenbuch beim Finanzamt eingereicht wird.

Welche Daten werden erfasst?

Wie bereits ausgeführt, zeichnet ein (elektronisches) Fahrtenbuch alle Strecken auf, die mit einem Wagen (bzw. Dienstwagen) gefahren werden - völlig unabhängig davon, ob hinter den Fahrten private oder berufliche Anlässe stecken. Doch gerade bei Dienstfahrten ist es äußerst wichtig, dass vom Fahrtenbuch alle der folgenden Daten erfasst werden:

- Das Datum & die Uhrzeit der Fahrt

- Der Start & das Ziel der Fahrt

- Der Ort & der Name des besuchten Kontaktes

- Der Zweck der Dienstfahrt

- Die Kilometerstände - sowohl vor, als auch nach der Fahrt

- Die eventuellen Zwischenziele

- Die eventuellen Umwege

Während bei Dienstfahrten die Angaben all dieser Daten für jede Fahrt Pflicht sind, verhält es sich bei privaten Touren mit dem Dienstwagen ganz anders. Bei diesen Fahrten reicht es, lediglich die Anzahl der zurückgelegten Kilometer anzugeben. Und anhand der Menge dieser Kilometer wird dann der zu zahlende Steuerbetrag für diese Privatfahrten ermittelt.

Funktionsweise & verschiedene Varianten

Es gibt mehrere unterschiedliche Varianten, in denen elektronische Fahrtenbücher verfügbar sind. Besonders beliebt sind entsprechende Apps oder Softwares, die mithilfe von Smartphones oder anderen Geräten ausgeführt werden können. Elektronische Fahrtenbücher sind häufig auch in Navigationssystemen integriert, oder in Form einer Box bereits fest im Auto installiert.

Doch egal in welcher Form man auch ein elektronisches Fahrtenbuch nutzt - die Funktionsweise bleibt bei allen Formen recht ähnlich. Über einen integrierten GPS-Empfänger werden sämtliche Fahrten aufgezeichnet. Sobald eine Fahrt zu Ende ist, muss der Fahrer diese Tour entweder als beruflich, oder als privat kennzeichnen. Sollte es sich um eine berufliche Fahrt gehandelt haben, muss noch der Zweck der Fahrt angegeben werden.

Die Vor- und Nachteile

Wie in vielen anderen Bereichen der Gesellschaft wird durch die Digitalisierung vieles einfacher. Demzufolge bringt ein elektronisches Fahrtenbuch einige interessante Vorteile mit, die ein konventionelles Fahrtenbuch nicht bieten kann.

Vorteile:

- Da alle relevanten Daten automatisch aufgezeichnet werden, fällt das mühselige Ausfüllen von Dokumenten per Hand gänzlich weg.

- Da alle Fahrten automatisch aufgezeichnet werden, können Einträge nicht mehr vergessen werden, wodurch Unstimmigkeiten in der Dokumentierung weniger werden.

- Um die Fahrten für die steuerlichen Unterlagen abzuspeichern, können diese einfach als PDF-Datei exportiert werden.

- Digitale Fahrtenbücher sind intelligent. Das bedeutet unter anderem, dass bereits zuvor angefahrene Ziele beim nächsten Mal vorgeschlagen werden, sodass nur noch das Ziel bestätigt werden muss.

Nachteile:

- Im Vergleich zu konventionellen Fahrtenbüchern entstehen bei der digitalen Variante relativ hohe Anschaffungskosten.

- Nicht alle Versionen dieser neuartigen Fahrtenbücher sind auch konform mit den steuerlichen Vorgaben.

Drei elektronische Fahrtenbücher im Vergleich

Unter der Vielzahl an unterschiedlichen Geräten und Apps haben sich drei digitale Fahrtenbücher herauskristallisiert, die sich an besonders großer Beliebtheit erfreuen:

Die KFZ-Fahrtenbuch-App:

Bei dem Umstieg von einem herkömmlichen Fahrtenbuch auf die digitale Variante wählen viele Leute die KFZ-Fahrtenbuch-App. Sie ist sowohl für Android-, als auch für Apple-Geräte verfügbar, und stellt für das Finanzamt ein rechtssicheres Fahrtenbuch dar. Darüber hinaus bringt es viele praktische Funktionen mit sich, wie beispielsweise Fahrtvorlagen, oder eine Adressvervollständigung. Sobald zu einer Fahrt keine Angabe über den Anlass der Fahrt gemacht wurde, schickt die App dafür extra eine Erinnerung. Die App sammelt die Daten über automatisches GPS-Routing, welche wiederum über Cloud-Anbieter synchronisiert werden können. Die Kosten dieser App belaufen sich auf einen jährlichen Betrag von 60 Euro.

TravelControl:

Hierbei handelt es sich um ein fest verbautes Gerät, welches in Zusammenarbeit mit einer GPS-Antenne die Fahrdaten ermittelt. Diese Darten werden auf einer Chipkarte gespeichert, die wiederum von Computern oder Laptops ausgelesen werden können. Von dem Anbieter dieser Hardware wird versprochen, dass dieses Fahrtenbuch absolut rechts- und manipulationssicher ist, und sämtliche Anforderungen des Finanzamtes erfüllt. Die Anschaffungskosten dieses Gerätes belaufen sich auf 988 Euro, worauf noch 175 Euro für den Einbau des Gerätes dazukommen (der Einbau kann jedoch auch selbst vorgenommen werden, womit sich die 175 Euro einsparen lassen).

Vimcar:

Vimcar zählt zu den bekanntesten Anbietern für elektronische Fahrtenbücher. Hier wird ein sogenannter "OBD2-Adapter" in die OBD2-Schnittstelle eines Autos gesteckt. Sobald dies geschehen ist, werden sämtliche Autofahren dieses Wagens aufgezeichnet und gespeichert. Innerhalb dieses Adapters befindet sich eine integrierte SIM-Karte, mit deren Hilfe die aufgezeichneten Daten direkt auf den Server übertragen werden können. Und deshalb ist für diese Version eines elektronischen Fahrtenbuches auch kein Smartphone notwendig. Was die Kosten angeht, so fällt bei Vimcar ein monatlicher Betrag von 15,90 Euro an.

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