Der Jahreswechsel steht bevor. Wer von der 1-Prozent-Regelung auf das Fahrtenbuch (oder umgekehrt) umsteigen will, sollte die letzten Tage des Jahres für den Umstieg der Abrechnungsmethode nutzen. Doch welche Vorteile bringen beide Methoden überhaupt? Und was für Alternativen haben Arbeitnehmer oder Selbstständige, die ihren Firmenwagen auch privat nutzen wollen? Wir verraten Ihnen, bei welcher Methode Sie am meisten Geld einsparen können und welche Alternative Arbeitgebern, Arbeitnehmer sowie Selbstständigen und Freiberuflern zur Verfügung steht.
Wie funktioniert der geldwerte Vorteil mit einem Firmenwagen?
Als Dienstwagen gelten diejenigen Firmenwagen, die zum Betriebsvermögen eines Unternehmens gehören. Sie müssen entweder von einer Kapitalgesellschaft angeschafft und vom Geschäftsführer selbst oder einem Arbeitnehmer seiner Firma gefahren oder zu mehr als 50% von einem Gesellschafter, einem Selbstständigen oder einem Freiberuflicher geschäftlich genutzt werden. In diesem Fall gelten sämtliche laufenden Kosten des Firmenwagens, wie beispielsweise der Kraftstoff, Reparaturen, der Unterhalt oder die Versicherung, als Betriebsausgaben. Somit hat das entsprechende Unternehmen die Möglichkeit, die für den Dienstwagen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen. Oftmals dürfen Arbeitnehmer, aber auch Freiberufler, Selbstständige oder Gesellschafter, den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen. In diesem Fall muss derjenige, der von der Privatnutzung des Firmenwagens profitiert, diesen jedoch auch versteuern.
Für die Versteuerung des Dienstwagens mit privater Nutzung gibt es zwei Möglichkeiten: die so genannte 1-Prozent-Regelung und die Abrechnung via Fahrtenbuch. Bei der 1-Prozent-Methode zahlt der Arbeitnehmer die „pauschale Bestimmung des privaten Nutzungswertes“ des Dienstfahrzeugs. Im Klartext heißt dies, dass der private Nutzer eines Firmenfahrzeugs monatlich ein Prozent auf den inländischen Bruttolistenpreis als so genannten geldwerten Vorteil versteuern muss. Den Listenpreis bildet die unverbindliche Preisempfehlung, die der Hersteller eines Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung inklusive der Umsatzsteuer herausgibt. Zwar wird dieser Betrag auf volle 100 Euro abgerundet, doch zusätzlich zu diesem einen Prozent muss der Nutzer des Firmenwagens weitere 0,03 Prozent (ebenfalls des inländischen Bruttolistenpreises) pro Kilometer bezahlen – und zwar jeden Monat.
Wer sich für die Abrechnung via Fahrtenbuch entscheidet, hat deutlich mehr Aufwand. Das Fahrtenbuch muss zwingend bestimmte Angaben enthalten, wie beispielsweise jeweils Beginn und Ende einer dienstlichen Fahrt, versehen mit Datum, Kilometerstand, dem Grund der Dienstreise, den Kontaktdaten des besuchten Geschäftspartners sowie etwaigen Umwege und Abweichungen der eigentlichen Reiseroute. Für die Dokumentation privater Fahrten reicht es hingegen, die Anzahl der gefahrenen Kilometer zu notieren. Für die Strecken zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte reicht ein Vermerk. Zusätzliche private Strecken, wie beispielsweise Familienheimfahrten, die aufgrund der doppelten Haushaltsführung stattfinden, müssen ebenfalls gesondert notiert werden. Diese wertet das Finanzamt steuerlich zum Vorteil des entsprechenden Nutzers.
Rechnet sich ein Dienstwagen heutzutage überhaupt noch?
Aufgrund der hohen pauschalen finanziellen Belastung bei der 1-Prozent-Regelung für Firmenwagen stellt die Umstellung auf die Abrechnung gemäß Fahrtenbuch sicherlich eine interessante Alternative dar. Unter Umständen lassen sich hierbei pro Jahr mehrere tausend Euro einsparen. Allerdings sollte man wissen, dass das Finanzamt äußerst streng mit dem Führen eines solchen Fahrtenbuches ist. Ganz entscheidend ist, dass alle Einträge vollständig sind und sich zu keinem späteren Zeitpunkt noch einmal ändern lassen. Es ist beispielsweise nicht erlaubt, sein Fahrtenbuch in einer Excel-Liste zu führen. Das Finanzamt erkennt nur Fahrtenbücher an, die in gebundener Form vorliegen, keinerlei Leerzeilen enthalten und in denen sämtliche Änderungen klar nachvollziehbar sind. Eine Alternative zum gebundenen Fahrtenbuch ist das elektronische Fahrtenbuch. Dieses zeichnet sämtliche Fahrten automatisch auf, indem der integrierte GPS-Tracker und die SIM-Karte aktiviert werden, sobald das Fahrzeug startet.
Um die Kosten für die Privatnutzung eines Dienstwagens zu ermitteln, eignen sich spezielle Brutto-Netto-Gehaltsrechner, die die Angabe „mit Firmenwagen“ bei ihrer Rechnung berücksichtigen. Dort sehen Sie auf einen Blick, wie viel von Ihrem Nettolohn übrigbleibt, wenn Sie die private Nutzung Ihres Firmenwagens versteuern müssen.
Welche Alternativen gibt es sonst für private Nutzer von Firmenwagen?
Wer sich statt eines benzinbetriebenen Dienstwagens alternativ für ein E-Firmenwagen entscheidet, profitiert gleich in doppelter Hinsicht: Elektro-Firmenfahrzeuge sind zum einen besonders umweltfreundlich. Darüber hinaus ist jedoch auch die steuerliche Belastung deutlich niedriger als bei benzin-betriebenen Autos. Für alle Elektro-Firmenfahrzeuge, deren Erstzulassung zwischen dem 1.1.2019 und dem 31.12.2030 liegt, beträgt der private Nutzungsanteil lediglich 0,5 Prozent – statt der 1-Prozent-Regelung, die für Benziner und Diesel gilt. Demnach muss man pro Monat nur noch 0,5 Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs an Steuern an das Finanzamt zahlen, wenn man einen Elektro-Dienstwagen privat nutzt. Und auch die gefahrenen Kilometer „kosten“ nur noch halb so viel.
Neue Regelung für ein sparsameres Flottenmanagement und mehr Elektromobilität
Die 1-Prozent-Regelung könnte also tatsächlich bald ausgedient haben. Zum einen, weil sich die Abrechnung per Fahrtenbuch in den meisten Fällen deutlich mehr lohnt. Zum anderen aber auch, weil die Versteuerung von E-Firmenwagen nur noch halb so teuer sind und somit eine äußerst attraktive Alternative darstellt. Bis zum Jahresende können Sie noch das Abrechnungsmodell ändern, um Ihren geldwerten Vorteil in Bezug auf Ihren Firmenwagen zu steigern. Wer jedoch um die Versteuerung der Privatnutzung nicht herumkommt, der schlägt dem Finanzamt mit der 0,5 Prozent-Regelung auf Elektro-Dienstwagen ein wahres Schnippchen. Durch den Umstieg auf Elektromobilität können Unternehmer ihren Angestellten eine umweltfreundliche Art von Corporate Benefits zugutekommen lassen. Dies steigert zum einen das Employer Branding eines Unternehmens und zum anderen verringern Elektrofahrzeuge den CO2-Ausstoss erheblich, was wiederum der Umwelt zugutekommt.
